Hela denna avdelning är en annons från Riksbyggen
Experten tipsar: Fem vanliga misstag som BRF:er gör – och hur de smart undviker dem
Att prata underhållsplaner är inget som funkar på fest har Stellan Björnlund på Riksbyggen förstått. Det är först när han berättar att hans arbete kan innebära minskade kostnader och i förlängningen ett billigare boende som folk blir intresserade. Här delar han med sig av hans bästa råd och insikter.
Det är sällan Stellan Björnlund får värja sig från intresserade frågor när han berättar att han är Riksbyggens expert på underhållsplanering. Normalt är det bara vänner och bekanta som bor i bostadsrätter som visar ett pliktskyldigt intresse och har följdfrågor.
– Men jag brukar vinna över dem när jag beskriver att mitt arbete kan betyda att de i sin tur kanske kan bo billigare, säger han och ler.
En underhållsplan är ett budgetverktyg som hjälper bostadsföreningar till en bättre ekonomisk planering samt som stöd vid budgetering av ombyggnadsprojekt och renoveringar. Och om det här kan Stellan Björnlund allt.
Stellan Björnlund, Riksbyggens expert på underhållsplanering. Foto: Riksbyggen.
Att arbeta strukturerat med underhåll ger en rad fördelar jämfört med att reagera på akuta problem när de uppstår. Med en genomtänkt underhållsplan får styrelsen ökade möjligheter att konkurrensutsätta och upphandla leverantörer, kan samordna insatser effektivare och minskar dessutom störningarna för alla som bor och verkar i fastigheten. En välplanerad underhållsstrategi kan även resultera i lägre försäkringspremier och sänkta driftskostnader menar Stellan Björnlund.
– Det säger sig självt att det är bättre att underhålla taket än att byta ut det när fastigheten väl fått en allvarlig vattenskada. Men många föreningar kanske tänker att till exempel tvättmaskinen – ja, den håller så länge den håller. Genom planerat underhåll ökar dock livslängden på maskinen, reparationskostnaderna kan minska och dessutom gynnar det alla boende att tvättstugan fungerar, säger han.
Hos Riksbyggen är underhållsplaneringen själva kärnan i den tekniska förvaltningen, och de sköter underhållsplanering för cirka 2 000 bostadsrättsföreningar landet över. Planen är också ett viktigt budgetverktyg för den ekonomiska förvaltningen och avgiftsplaneringen. Men då måste den upprättas och hanteras på rätt sätt.
Här är fem vanliga misstag som föreningar gör med sin underhållsplan – och hur de kan undvikas:
1. Ser renoveringar som engångsposter
– Det är lätt att se underhållsplanen som en åtgärdslista snarare än en cyklisk plan. Säg att ni just har målat om alla fastighetens fönster – då är det väldigt lätt att tänka bort fönstermålning i den framtida planen. Men fönster behöver ju målas igen och igen, förklarar Stellan Björnlund som menar att om fönstren behöver målas var tionde år så ska tio procent av kostnaden för måleriet tas in genom föreningens intäkter varje år.
2. Tänker inte tillräckligt långsiktigt
Exemplet med fönstren visar också på vikten av att tänka riktigt långsiktigt.
– Många har en plan som sträcker sig fem eller tio år fram i tiden. Men även om det är 30 år kvar tills ni måste genomföra ett stambyte i fastigheten så är det en stor kostnad som föreningen bör ta höjd för fram till dess.
Läs mer om underhållsplanering hos Riksbyggen.
3. Underskattar omfattning och pris
Det är också vanligt att föreningar underskattar tid och kostnad för att genomföra olika renoveringar – samt den faktiska omfattningen av projektet.
– Det gäller framför allt för större renoveringar som ligger längre fram i tiden. Man gör en överslagsräkning och höftar att det finns 200 fönster i föreningen – men i själva verket är siffran 325 fönster. Det gör så klart stor skillnad på kostnaden, särskilt om man gjort en glädjekalkyl i sin uppskattning av vad varje fönster kostar, säger Stellan Björnlund.
4. Glömmer att indexuppdatera kostnaderna
Även om ni räknat rätt på antalet fönster, och vet exakt vad det kostade förra gången, så är det osannolikt att det priset kommer att vara gällande i dag.
– I synnerhet de senaste åren har kostnadsökningstakten varit hög. På ett pris från 2018 kanske du måste lägga till 30 procent i dag – eller till och med mer. Byggtjänster och material har inte varit immuna mot inflationen, snarare tvärtom. I de föreningar vi hanterar görs varje år indexuppdateringar av de beräknade framtida kostnaderna, något man troligen missar om man arbetar i en egen excel-fil.
Här finns Riksbyggens fastighetsförvaltning – hitta ditt lokala kontor.
En underhållsplan ska specificera vilka delar av fastigheten som behöver underhåll, när det ska utföras och en uppskattning av kostnaderna. Foto: Riksbyggen.
Så här jobbar Riksbyggen med underhållsplanen
En underhållsplan ska specificera vilka delar av fastigheten som behöver underhåll, när det ska utföras och en uppskattning av kostnaderna. Men det är också viktigt att själva underhållsplanen regelbundet granskas och uppdateras. Så här går det till hos Riksbyggen:
1. Underhållsbesiktning.
Det löpande arbetet med underhållsplanen inleds med en årlig underhållsbesiktning. Riksbyggens förvaltare stämmer då av planen tillsammans med styrelsen:
• Vad gjorde vi förra året?
• Vad är tänkt att göras kommande år?
• Behöver något göras tidigare än beräknat?
• Kan vi försöka samordna åtgärder?
2. Uppdatering av underhållsplanen.
Efter underhållsbesiktningen uppdateras underhållsplanen. De ekonomiansvariga och Riksbyggens tekniska förvaltare sätter prioriteringar utifrån föreningens ekonomi.
3. Besluta och utföra underhåll.
Nu är det styrelsens jobb att besluta vilket underhåll som ska utföras under nästkommande år. Riksbyggen hjälper sedan föreningen med utredning och projektering, upphandling och val av entreprenör, produktionsfas samt avslut och garantihantering.
Läs mer om Riksbyggens fastighetsförvaltning.
Det här är Riksbyggen
Riksbyggen är ett rikstäckande och kooperativt företag som är en av Sveriges största bostadsutvecklare och fastighetsförvaltare.
Företagsidén är att skapa attraktiva och hållbara boenden för alla. Sammantaget förvaltar Riksbyggen över 100 000 hyreslägenheter och 200 000 bostadsrätter i över 4 400 bostadsrättsföreningar.
Därutöver har man ett stort antal kommersiella och offentliga fastighetsägare som kunder.
Läs mer om Riksbyggens fastighetsförvaltning på Riksbyggen.se.